Upravljanje projektima i komunikacija

Uloga upravljanja projektima

Da biste razumjeli ulogu upravljanja projektima, prvo trebate shvatiti njen koncept. Prema PMI-ju, upravljanje projektima odnosi se na korištenje specifičnih znanja, vještina, alata i tehnika za isporuku nečega od velike važnosti ljudima. Razvoj softvera za poboljšani poslovni proces, izgradnja zgrade, pružanje pomoći nakon prirodne katastrofe i širenje prodaje na novo geografsko tržište – sve su to primjeri projekata.

Tek sada možemo definirati ulogu upravljanja projektima. Njegova je uloga u potpunosti upravljati aktivnostima vlastitih zaposlenika i njihovom suradnjom s klijentima i partnerima kako bi se osiguralo da se poslovni procesi u svakom trenutku pravilno izvode.

Implementacijom softvera za upravljanje projektima možete podijeliti vaše poslovne procese u zadatke dodijeljene zaposlenicima i organizirati ih u projekt. Također, omogućuje vam da sve podatke relevantne za projekt držite na jednom mjestu. U nastavku ćemo nešto više reći o komunikaciji unutar upravljanja projektima.

Vrste komunikacija u upravljanju projektima

Kada govorimo o vrstama komunikacije iz perspektive projekta, može ih se podijeliti u dvije kategorije: interna i eksterna komunikacija.

Interna komunikacija

Interna komunikacija se odnosi na razmjenu informacija između pojedinaca koji su dodijeljeni projektu i trenutno rade na njemu – voditelji timova i njihovi članovi. To može biti bilo što, od interne rasprave, dijeljenja informacija, delegiranja zadataka itd.

Eksterna komunikacija

S druge strane, eksterna komunikacija je razmjena informacija između članova projektnog tima i dionika koji ne rade izravno na planiranju projekta. Primjerice, može uključivati ​​glavnog direktora, članove izvršnog tima, novinare ili kupce.

Dobra vijest je da vam Gauss Box Projekti & timovi mogu pomoći da poboljšate obje vrste komunikacije!

Zašto je komunikacija unutar projekata važna

Ne može se dovoljno naglasiti koliko je komunikacija ključna u planiranju projekta. S obzirom na to da se radi o složenom procesu, voditelji projekata provode velik dio vremena u komunikaciji sa svojim timovima kako bi osigurali pravilan tijek projekta. Također, često se timovi sastoje od raznih stručnjaka s različitim rasponima vještina i pozadina pa je kvalitetna komunikacija ključna za uspješno planiranje projekta.

Bez učinkovite komunikacije rokovi i postavljeni ciljevi vjerojatno bi bili propušteni, svaki član tima bi vjerojatno morao udvostručiti napore, možda bi došlo do nedostatka resursa i projekti bi se mogli produljiti dulje od očekivanog. Kako biste izbjegli sve to, zapamtite, samo učinkovita komunikacija može dovesti do uspješno provedenih projekata.

Alati koji vam mogu pomoći u komunikaciji s timom

Gauss Box vam mogućuje tri glavna načina komunikacije:

• Chat

• Email

• Konferencije

Kroz ovo poglavlje nastojat ćemo vam objasniti svaki modul i njegovu funkcionalnost.

Chat

Ubrzajte komunikaciju s vašim zaposlenicima, klijentima i suradnicima.

Alat Chat može se koristiti za komunikaciju sa zaposlenicima, klijentima ili suradnicima. To sveukupno ubrzava cijeli proces komunikacije. Također, podržava više kanala i dijeljenje datoteka i dokumenata unutar određenog projekta. Sjajna stvar u vezi s tim je što ovaj modul nadopunjuje već kvalitetne suradničke funkcionalnosti drugih modula platforme.

A što vi dobivate time? Izravna komunikacija putem interne aplikacije za chat smanjuje gubitak fokusa za razliku od korištenja više različitih vanjskih aplikacija. Ono što je najvažnije, svi vaši poslovni podaci ostaju pod vašom kontrolom. Članovi tima također mogu vidjeti statuse svojih kolega ili klijenata.

Evo nekih glavnih značajki koje vam Chat nudi:

• mogućnost individualnog dopisivanja

• dijeljenje datoteka

• neograničen broj chat kanala

• neograničen broj sudionika

• mogućnost kreiranja zadataka iz chata

• povezivanje chata s web stranicom

Da zaključimo, chat je proširenje vašeg digitalnog ureda koje vam osigurava potpunu kontrolu nad cijelim tijekom rada.

Email

Potpuno integrirani email – šaljite ili primajte emailove bez napuštanja korisničkog sučelja.

Kao što je već poznato, emailovi su klasičan oblik uredske komunikacije. Ovaj modul vam omogućuje brzu i jednostavnu integraciju vašeg pretinca emaila.

Imate mogućnost dodavanja datoteka ili dokumenata, dodavanja potpisa i pretvaranja dolaznog emaila u potencijalne klijente ili zadatke kako biste u potpunosti iskoristili napredne značajke ovog modula. Jednostavno integrirajte ili sinkronizirajte vaš email račun s platformom Gauss Box.

Unutar ovog alata dostupne su mnoge značajke:

• pripojeni email račun

• primanje i slanje emaila iz Gauss Boxa

• pretvaranje emaila u kontakte, zadatke, dokumente i još mnogo toga

• podrška za više email računa

• mogućnost slanja dokumenata iz sustava

• zamjena vanjskih aplikacija potpuno integriranim e-mailom

• jedno sučelje za svu e-mail komunikaciju

• mogućnost kreiranja leadova i zadataka iz emaila

Konferencije

Prenesite gotovo svu komunikaciju u virtualno okruženje.

Jednostavno rečeno, alat konferencije vam omogućuje organiziranje virtualnih poziva, sastanaka i prezentacija. Omogućuje vam organiziranje audio i video poziva između dviju ili više osoba. Možete prisustvovati prezentaciji i dijeljenju dokumenata u stvarnom vremenu bez obzira na fizičku udaljenost između vas i vaših klijenata, partnera i drugih suradnika.

Svaki konferencijski poziv nadopunjuje se razgovorom između sudionika. Svi sudionici također mogu dijeliti virtualnu ploču i mogu pisati na njoj u isto vrijeme, što daje osjećaj da su u istoj prostoriji. Što se tiče dijeljenja dokumenata, podržava više formata kao što su PDF, PPT i drugi. Sjajna stvar kod streaminga je i to što vam pomaže smanjiti troškove poslovnih putovanja s online sastancima pozivajući klijente, suradnike i poslovne partnere na konferencijske pozive.

Više o značajkama koje vam omogućuje:

• audio i video pozivi

• chat tijekom poziva

• virtualna ploča

• online prezentacije

• dijeljenje datoteka između sudionika u pozivu

• ankete među sudionicima

Zašto Gauss Box?

Kao što možda znate, postoji mnogo zamjenskih alata za svaki navedeni modul. Ali malo njih nudi vam jedinstvenu platformu sa svim integriranim modulima koji vam omogućuju upravljanje svim vašim poslovnim procesima. Jednom kad uđete u Gauss Box, više vam neće trebati nikakav drugi alat. A nije li to cijela poanta?

Na našoj web stranici možete pročitati sve o rješenju Gauss Box Projekti & timovi i njegovim brojnim značajkama koje nismo spomenuli na ovom blogu. Kontaktirajte nas bilo kada!