Možda ne znate, ali mnoge tvrtke još uvijek imaju otpor prema implementaciji alata za upravljanje projektima u svoje poslovanje.

Prema Wellingtoneu (2020.), samo 23 % organizacija koristi softver za upravljanje projektima. Ostali još uvijek rade sa zastarjelim načinima praćenja svojih projekata kao što su papir, Excel ili neki drugi zastarjeli način unosa podataka. Ovo je poražavajuća statistika budući da organizacije koje ne koriste ili imaju zastarjelu tehnologiju upravljanja projektima imaju stopu neuspjeha projekta od 18 % (PMI, 2019.).

Iako softver za upravljanje projektima koristi tvrtkama na različite načine (ušteda vremena, novca, resursa itd.), ljudi i dalje imaju tendenciju koristiti proračunske tablice i troše dragocjeno vrijeme tvrtke. Pogledajmo još neke statistike. Zanimljivo je da je od organizacija koje su implementirale rješenja za upravljanje projektima, više od 45 % iskusilo nekolicinu, većinu ili sve predviđene pogodnosti (Wellingtone, 2019.). I što više reći od toga?

U sljedećim poglavljima dat ćemo vam uvid u dostupne značajke unutar modula Gauss Box Projekti i kako on može pomoći u poboljšanju vaših poslovnih procesa.

1. Zadaci

Što je softver za upravljanje projektima bez osnovne funkcionalnosti poput jednostavnog planiranja?

Ako uzmemo u obzir da na određenom projektu radi mnogo ljudi, cijeli proces mora ići glatko od početka do kraja. Može vam oduzeti puno vremena ako svaki put morate započeti cijeli proces od nule.

A sjajna stvar kod softvera za upravljanje projektima je to što vam daje mogućnost da jednostavno kreirate nove projekte/zadatke i u kratkom vremenu upišete sve bitne informacije potrebne u tom trenutku (ime, kategorija, oznaka, odgovorna osoba, trajanje…). Kroz softver za upravljanje projektima lako možete odrediti prioritete zadataka unutar svakog projekta te tako uštedite vrijeme kada svi u timu znaju važnost svakog koraka.

Automatizacija može biti vrlo korisna kada je u pitanju planiranje projekta, to je jedna od glavnih prednosti pri implementaciji softvera za upravljanje projektima. Može vam pomoći pratiti napredak i održavati sve planove po predviđenom vemenu.

2. Komentari i označavanje

Možete komunicirati sa svojim kolegama na poslu kroz komentare na svakom zadatku koristeći izravno označavanje (tagging) prema potrebnoj osobi. Označena osoba prima posebnu obavijest kako bi bilo jasno da se komentar odnosi upravo na nju. Za nekoliko sekundi možete se obratiti svojim kolegama i obavijestiti ih o potrebnim informacijama za daljnje planiranje.

3. Faze

Status izvedbe zadatka možete pratiti kroz faze. Svaka promjena faze bilježi se u logovima aktivnosti projekta i zadataka. Postoje varijacije dostupnih faza u Gauss Boxu; backlog, scheduled, ready for QA, finished, to deploy, to be discussed... Ali evo konkretnog primjera.

Na primjer, faza canceled odnosi se na zadatke koji su otkazani, a faza in progress odnosi se na zadatke na kojima se trenutno aktivno radi. Na taj ćete način imati jasan pregled svake faze projektnog zadatka bez pristupa samom zadatku projekta.

4. Dijeljenje datoteka

Prilikom planiranja projekta unutar tvrtke može kružiti mnogo različitih podataka, datoteka i dokumenata. Cijeli proces može biti puno jednostavniji ako imate jednu središnju pohranu baze podataka. To je jedna od prednosti kada govorimo o softveru za upravljanje projektima – mogućnost olakšanog dijeljenja podataka.

Što to sve znači za određenu organizaciju? To znači da svaki zaposlenik može pristupiti, uređivati ​​ili učitavati datoteke ili dokumente unutar te baze podataka. Puno je lakše i jednostavnije imati sve na jednom mjestu nego slati hrpu e-mailova.

5. Diskusije

Diskusije su u osnovi osmišljene da se koriste za raspravu i dogovor o određenoj temi ili možda općenite obavijesti koje se ne odnose na određeni projektni zadatak. Njihova je glavna svrha pojednostavniti komunikaciju i dogovore tijekom planiranja projekta.

6. Bilješke

Bilješke imaju višestruku upotrebu. Kao što naziv govori, bilješke se mogu koristiti za spremanje kratkih bilješki i setova podataka ili ih jednostavno možete koristiti za praćenje višestrukih događaja, npr. sastanaka. Podijelite ih s članovima svog tima i poboljšajte izvedbu zadataka.

7. Office paket

Vjerojatno već znate da se cijela ideja Gauss Boxa odnosi na jedinstvenu platformu u cloudu dizajniranu za upravljanje svim poslovnim procesima. Iz tog razloga više nema potrebe za zasebnim MS Office paketom. Gauss Box ima potpuno integriran Office paket – dokumente, proračunske tablice i prezentacije u svoju platformu.

Kad smo rekli da želimo sve na jednom mjestu, nismo se šalili! Zamislite koliko ćete vremena uštedjeti i kako će se povećati produktivnost unutar vašeg tima korištenjem samo jedne platforme za svaku radnju koju poduzmete.

8. Proračun i procjene proračuna

Ako ste voditelj projekta, sigurno znate da projekti dolaze s određenim iznosima troškova i izdataka. Prilikom planiranja projekta bitno je znati svoja ograničenja budžeta i procjene. Softver za upravljanje projektima može biti od velike pomoći pri praćenju troškova projekta i planiranju budućih projekata.

Koristite prethodno prikupljene podatke za planiranje budućih projekata i procesa kako biste postigli preciznije proračunske procjene za daljnje poslovanje. Ispravne procjene mogu vam pomoći da projekte isporučite na vrijeme i da ostanete unutar proračuna.

9. Izvještaji

Ono što je također korisno je da jednostavno možete izraditi izvješća na temelju prikupljenih podataka. Na primjer, dodijeljen vam je zadatak da svojim dionicima i investitorima pokažete pregled trenutne financijske situacije. Tada možete jednostavno prikupiti sve potrebne podatke i izraditi izvješća prema vlastitim potrebama. Na taj način uštedite vrijeme budući da ne morate ručno unositi sve.

10. Praćenje vremena

S opcijom praćenja vremena moguće je prikupiti informacije o izvedbi projekta. Pomoći će vam u analizi daljnjeg napretka unutar dodijeljenih projekata. Upoznajte svoj tempo rada kako biste lako odredili odgovarajuće rokove za budućnost. Kao vlasnik tvrtke ili vođa tima možete imati pristup podacima o vremenu provedenom na svakom pojedinom projektu.

Tada će biti moguće napraviti mnogo preciznije procjene vremena. Povećajte produktivnost i brže ostvarite rezultate označavanjem prioriteta zadacima i projektima. Važno je da ne zanemarite pojam upravljanja vremenom s obzirom na to da je to jedan od najvažnijih dijelova organizacije.

11. Kanban i Gantt

Jeste li više Kanban ili Gantt tip osobe? U svakom slučaju, naš modul za upravljanje projektima daje vam mogućnost izbora između Kanban ploče ili Gantt dijagrama za precizan pregled. Iskoristite sve pogodnosti koje vam Gauss Box nudi, a uvjeravamo vas, ima ih mnogo!

12. Planiranje resursa

Upravljanje resursima odnosi se na proces planiranja i raspodjele resursa za maksimalnu učinkovitost. U ovom slučaju, resurs je sve što je potrebno za izvršenje projekta ili projektnog zadatka. Kako biste osigurali pravilan rad, upravljajte svojim resursima i svima uštedite vrijeme.

Organizacije nikada ne bi smjele podcjenjivati ​​važnost planiranja resursa jer ono omogućuje poboljšani standard rada. Također vam može pomoći izračunati trošak korištenja resursa. Ovo je sjajna značajka jer osigurava da ih plaćate samo kada ih koristite. Ne postoji lakši način praćenja i raspodjele vaših resursa.

13. Chat

Značajka chat može se koristiti za komunikaciju sa zaposlenicima ili klijentima. Podržava više kanala kao i dijeljenje datoteka i dokumenata unutar određenog projekta. Izravna komunikacija putem interne aplikacije za chat smanjuje gubitak fokusa za razliku od korištenja više različitih vanjskih aplikacija.

Ono što je najvažnije, svi vaši poslovni podaci ostaju pod vašom kontrolom. Članovi tima također mogu vidjeti statuse svojih kolega ili klijenata. Ovdje su neke od glavnih značajki koje vam chat nudi: dopisivanje jedan na jedan, neograničeni broj chat kanala i sudionika, mogućnost kreiranja zadataka iz chata itd.

14. E-mail

E-mailovi su klasičan oblik uredske komunikacije stoga vam ovaj modul omogućuje brzu i jednostavnu integraciju vašeg e-mail pretinca. Imate mogućnost dodavanja datoteka ili dokumenata, dodavanja potpisa i pretvaranja dolaznih e-mailova u potencijalne klijente ili zadatke kako biste u potpunosti iskoristili napredne značajke ovog modula. Jednostavno integrirajte ili sinkronizirajte svoj e-mail račun s platformom Gauss Box.

Ovdje je popis nekoliko prednosti korištenja Gauss Box e-maila: primanje i slanje e-maila iz Gauss Boxa, mogućnost generiranja potencijalnih klijenata, zadataka ili dokumenata iz e-maila, podrška za više e-mail računa, mogućnost slanja dokumenata iz sustava, mogućnost zamjene eksternih aplikacija s potpuno integriranim e-mailom i još mnogo toga.

15. Streaming

Streaming modul omogućuje vam organiziranje virtualnih poziva, sastanaka i prezentacija. Pruža vam mogućnost organiziranja audio i video poziva između dviju ili više osoba. Također, možete prisustvovati prezentaciji i dijeljenju dokumenata u stvarnom vremenu između vas i vaših klijenata, partnera i drugih suradnika.

Svaki konferencijski poziv nadopunjuje se chatom između sudionika. Svi sudionici mogu dijeliti virtualnu ploču i pisati po njoj u isto vrijeme, što daje osjećaj da su svi sudionici u istoj prostoriji. Sjajna stvar kod streaminga je i to što vam pomaže smanjiti troškove poslovnog putovanja uz online sastanke pozivajući klijente, suradnike i poslovne partnere na konferencijske pozive.

Nadamo se da smo vam uspjeli prenijeti vrijedne informacije o dostupnim značajkama unutar Gauss Box Projekata. Pratite nas za mnoge druge značajke koje razvijamo za vas - posjetite Gauss Box Projekti za više novosti!