TABLICA SADRŽAJA:

• Što je Kanban ploča
• Kanban prakse
• Elementi Kanbana
• Prednosti Kanbana
• Fizičke vs. digitalne ploče
• Što je Ganttov dijagram
• Za što se koristi Ganttov dijagram
• Elementi Ganttovog dijagrama
• Prednosti Ganttovog dijagrama
• Desktop vs. online izrada dijagrama
• Što smo naučili

Sigurno ste već čuli za Kanban ploču i Ganttov dijagram. No jeste li se ikada zapitali koja je njihova glavna svrha i kako možete izvući maksimum iz obiju metoda?

Prema Parabolu, 76 % ispitanika izjavilo je da je Kanban bio “učinkovit” ili “mnogo učinkovitiji” od drugih metoda koje su koristili. Što se tiče Ganttovih dijagrama, oni su i dalje najpoželjniji format upravljanja projektima, na vrhu liste kod 36 % anketiranih voditelja projekata (ProjectManager).

U ovom blogu objasnit ćemo što je Kanban ploča i Ganttov dijagram, razjasnit ćemo osnove i ključne detalje koje trebate razumjeti, pogotovo ako ste početnik.

Što je Kanban ploča

Razjasnimo prvo osnove. Jednostavno rečeno, Kanban ploča je alat za vizualizaciju tijeka rada čiji je cilj maksimizirati radnu učinkovitost. Pomaže timovima da uspostave red u svakodnevnom radu.

Obično se u njihovoj primjeni koriste columns (stupci) i cards (kartice) kako bi pomogli tvrtkama da se posvete točno određenoj količini posla. Koncept Kanbana nastao je u Japanu 1940-ih od strane Toyote. Označava “vizualni znak/karticu”, a njegova je svrha bila pomoći u poboljšanju učinkovitosti proizvodnje i olakšati radne procese.

izvor: https://www.parabol.co/resources/agile-statistics/#kanban

Kanban prakse

Prema Kanbanizeu, postoji 6 osnovnih praksi Kanbana.

Vizualizirajte tijek rada

Da biste mogli vizualizirati svoj radni proces, trebat će vam ploča sa stupcima i karticama. Svaki će stupac tada predstavljati korak u vašem tijeku rada, a svaka kartica predstavljat će radnu stavku. Konačno, sama Kanban ploča predstavlja stvarno stanje određenog tijeka rada sa svim njegovim specifikacijama.

Ograničite work in progress

Unutar Kanbana možete kreirati kartice za zadatke kako biste mogli vidjeti koliko posla preuzimate. To će vam tada omogućiti da sebe (i svoj tim) ne opterećujete zadacima. Takva ograničenja će otkriti smetnje u vašem tijeku rada te bi vam mogla pomoći da ih identificirate i razriješite.

Upravljajte tijekovima rada

Ova vam praksa omogućuje dodjeljivanje zadataka određenim članovima tima ovisno o njihovoj dostupnosti i stručnosti. S obzirom na to da je Kanban sustav usmjeren na stvaranje nesmetanih tijekova, vaš fokus trebao bi biti na upravljanju i razumijevanju kako ubrzati rad kroz sustav.

Postavite jasna pravila procesa

Definiranjem jasnih smjernica za vaše procese, timovi će bolje razumjeti tijekove rada i svaku njihovu fazu. Dobro definirana radna politika može pomoći svakom članu tima da poboljša samoorganizaciju. Pobrinite se da svi znaju i razumiju koji je zajednički cilj.

Ostavite prostor za povratne informacije

Dopuštajući povratne informacije, vaš tim može dobiti priliku identificirati pogrešku ili smisliti ideju za poboljšanje koje drugi član tima možda nije uvidio. Za tvrtke je bitno biti podložan potencijalnim promjenama i omogućiti razmjenu znanja među ljudima.

Uvijek težite poboljšanju

Na temelju povratnih informacija i mjernih podataka trebali biste moći postići stalna poboljšanja i promjene unutar tvrtke. Stvorite način razmišljanja usredotočen na stalno poboljšanje kako bi se stvari odvijale glatko.

Elementi Kanbana

U ovom poglavlju navest ćemo neke od najvažnijih elemenata Kanbana.

Kanban ploča

Kanban ploča se obično dijeli u 3 glavne faze (Forbes Advisor):

• Requested tasks
• In progress tasks
• Finished tasks.

Ovisno o području stručnosti i veličini tvrtke, može postojati prilagođeni status zadatka koji se odnosi na njihov radni tijek i različite procese.

Kanban kartice

Kanban kartice se koriste za definiranje ključnih informacija o zadatcima kao što su rok, opis, veličina, dodijeljene osobe itd. Predstavljaju različite radne stavke koje se kreću kroz Kanban ploču. Kartice su često različitih boja kako bi se lakše vizualizirali odgovorni članovi tima ili neki drugi element.

Kanban stupci

Stupci su dizajnirani da definiraju različitu fazu tijeka rada. Kartice se zatim kreću kroz stupce kako bi pokazale u kojoj je fazi proces. Svaka Kanban ploča ima 3 osnovna stupca: requested, in progress i finished.

Work in progress ograničenja

Work in progress ograničenja predstavljaju ograničavanje broja zadataka na kojima vaš tim može raditi u danom trenutku kako bi se izbjeglo preopterećenje. Članovi tima aktivno rade na karticama koje se nalaze u ovom stupcu, a ostale su ili dovršene ili čekaju da budu gotove. Na taj se način svaki član tima može koncentrirati i učinkovitije raditi.

Prednosti Kanbana

Vjerojatno ste kroz ovaj blog već shvatili neke prednosti korištenja Kanban sustava. No, dopustite nam da sažmemo koje su neke ključne prednosti koje ćete dobiti pri implementaciji Kanban ploče.

Fizičke vs. digitalne ploče

Danas postoje dvije osnovne vrste Kanban ploča – fizičke i digitalne ploče (Kanbanize).

Fizička ploča

Fizička ploča je vrsta Kanban ploče na kojoj članovi tima obično koriste sticky notes (zadatke) i klasičnu fizičku ploču. Radne faze prikazane su kao stupci i sticky notes prolaze kroz faze.

Digitalna ploča

Digitalna ploča je softversko rješenje, što znači da je mnogo lakša za korištenje od standardne fizičke ploče. Svojim radnim procesima možete upravljati s bilo kojeg mjesta i dobiti jasnu vizualizaciju trenutnog napretka. Neka rješenja omogućuju voditeljima timova da prate više tijekova rada i preuređuju svoj rad u različite kategorije. Mnoge tvrtke danas koriste digitalne Kanban ploče jer je lakše upravljati i pratiti različite tijekove rada.

Što je Ganttov dijagram

Ganttov dijagram je alat za upravljanje projektima koji pruža vizualni prikaz projektnih zadataka koji su planirani tijekom vremena. Na lijevoj strani grafikona nalazi se popis aktivnosti, a na vrhu je prikladna vremenska skala. Svaka aktivnost je prikazana trakom - duljina i položaj trake ukazuju na datum početka, trajanje i datum završetka. Ganttov dijagram ime je dobio po Henryju Ganttu koji je popularizirao ovaj dijagram upravljanja projektima početkom 20. stoljeća.

A ako govorimo o brojkama…

Prema ProjectManageru, više od 60 % ispitanika reklo je da još uvijek koriste Ganttov dijagram za 50 % - 100 % svojih projekata, što sugerira da je usko planiranje s elementima dependencies (ovisnosti) i milestones (prekretnice) i dalje ključno za planiranje projekta.

Za što se koristi Ganttov dijagram

Prema Atlassianu, postoje tri glavna razloga zašto timovi koriste Ganttov dijagram.

Upravljajte projektom

Ganttov dijagram pomaže organizirati zadatke u manje zadatke, onima kojima je lakše upravljati.

Ti mali zadatci se zatim zakazuju na vremenskoj traci, zajedno s ovisnostima između dodijeljenih osoba, zadataka i milestonea.

Odredite logistiku projekta

Ganttovi dijagrami se mogu postaviti tako da zadrže logistiku projekta. Ovisnosti o zadatku osiguravaju da se novi zadatak može pokrenuti tek kada se drugi završi. Ako se zadatak, kojim slučajem, odgađa, tada se ovisni problemi automatski ponovno zakazuju. To može biti od pomoći kada više timova radi na projektima (a često je to slučaj).

Budite u tijeku s napretkom projekta

Ganttovi dijagrami omogućuju vam praćenje napretka vaših projekata i prilagođavanje po potrebi. Može uključivati ​​milestonee, datume i bilo koji druge ključne pokazatelje za praćenje napretka vašeg projekta.

Elementi Ganttovog dijagrama

U nastavku ćemo opisati tri glavna elementa Ganttovog dijagrama (Monday.com)

Vrijeme

Trajanje svakog zadatka često se prikazuje u danima/tjednima/mjesecima, ali možete ga postaviti i u minutama ili satima. Trenutačno vrijeme obično je istaknuto, a duljina svakog pravokutnika pokazuje koliko se očekuje da će zadatak trajati.

Zadatci

U Ganttovom dijagramu postoje pojedinačni zadatci, poznati i kao aktivnosti, koji se nalaze u različitim fazama dovršenosti.

Odgovorna osoba

Na projektnom zadatku je kao odgovorna osoba dodijeljen sudionik zadatka koji trenutno aktivno radi na zadatku ili je odgovoran za trenutnu provedbu aktivnosti.

Prednosti Ganttovog dijagrama

Kao i Kanban metoda, Ganttov dijagram pruža vam slične prednosti.

Desktop vs. online izrada dijagrama

Ako ste zainteresirani za implementaciju metode Ganttovog dijagrama u svoje poslovanje, postoje razna dostupna softverska rješenja. Teško je upravljati višestrukim projektima unutar proračunskih tablica ili putem raznih desktop Gantt chart maker verzija.

Softver za upravljanje projektima omogućuje vam jednostavno dijeljenje i zajedničko planiranje projekta. S obzirom na to da su softverska rješenja 100 % online, možete svakome dodijeliti pristup za vidljivost projekta ili za ažuriranje zadatataka, komentiranje ili prilaganje dokumenata izravno na zadatke na kojima trenutno rade.

Još jedna sjajna stvar u vezi sa softverom za upravljanje projektima je smanjeni troškovi za razliku od desktop verzija. To je zato što nema skupih instalacija poslužitelja, integracija ili povezanih troškova licenci za svakog korisnika (ProjectManager).

Što smo naučili

I što smo sve naučili kroz ovaj blog? Sada možemo zaključiti da se Kanban ploče mogu koristiti za stavke koje nemaju međusobne ovisnosti, dok su Ganttovi dijagrami korisni kada su ovisnosti važne za raspored.

Također, Kanban ploče su pogodnije za vrstu rada koji se ponavlja (sa sličnim koracima), dok su Ganttovi dijagrami prikladniji za kombinaciju različitih vrsta poslova (Management Plaza).

Koristeći ove alate zajedno, možete vidjeti znatno detaljniju sliku projekta i eventualno otkriti neke usputne greške u tijeku. Također, Kanban ploče su korisne za praćenje pojedinačnih zadataka, a u isto vrijeme, Ganttovi dijagrami dat će vam sveobuhvatan uvid u vremenske okvire i napredak projekta (Kanbachi).

Navedena dva alata čine odličnu kombinaciju i, što je još važnije, pogodni su za bilo koju vrstu projekta i timove bilo koje veličine!

Gauss Box

Ovim putem željeli bismo vam predstaviti Gauss Box Projekte! Među mnogim drugim značajkama, sadrže i integriranu Kanban ploču i Ganttov dijagram tako da imate mogućnost međusobnog kombiniranja i izvlačenja maksimuma iz planiranja projekta. Slobodno nas kontaktirajte bilo kada!